কর্মক্ষেত্রে আরও গুরুত্ব সহকারে নেওয়ার জন্য আপনার ইমেল থেকে যা মুছে ফেলবেন
ডেস্ক রিপোর্টঃ প্রথম নজরে, আমার ইমেলগুলি ভদ্র এবং উষ্ণ, সর্বোপরি “আমি কেবল একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে চেক ইন করছি” কিন্তু “কোনও দিক থেকেই কোনও চিন্তা নেই”।
যাইহোক, ঘনিষ্ঠভাবে দেখলে দেখা যাবে যে আমার বার্তাগুলিতে অপ্রয়োজনীয় ক্ষমা চাওয়া, হাসিমুখ, বিস্ময়বোধক চিহ্ন এবং এমনকি চুম্বন রয়েছে।
আমি ভাবতে পছন্দ করি যে আমি বন্ধুত্বপূর্ণ এবং সহজে যোগাযোগযোগ্য, কিন্তু বিশেষজ্ঞদের মতে, এই ভাষাগত অভ্যাসগুলি হয়তো কর্মক্ষেত্রে আমাকে কতটা গুরুত্ব সহকারে নেওয়া হয় তা নীরবে হ্রাস করছে।
ক্যারিয়ার কোচ হান্না সালটন এবং শিষ্টাচার কোচ উইলিয়াম হ্যানসন ব্যাখ্যা করেন যে কেন আমরা অনেকেই এইভাবে লিখি এবং কর্মক্ষেত্রে আমাদের কীভাবে দেখা হয় এবং এমনকি পদোন্নতি দেওয়া হয় তার উপর এর প্রভাব কী হতে পারে।
আপনার যতিচিহ্ন কি অতিরিক্ত?
“অনেক ধন্যবাদ!” আমি অনেক ইমেলের উত্তর দিয়েছি – আমার যতিচিহ্ন অতিরিক্ত হতে পারে কিন্তু পূর্ণবিরাম ভোঁতা মনে হয়।
মানুষ “ইতিবাচকতা এবং উৎসাহ” দেখানোর জন্য বিস্ময়বোধক চিহ্ন ব্যবহার করে, হান্না বলেন।
জার্নাল অফ এক্সপেরিমেন্টাল সোশ্যাল সাইকোলজিতে প্রকাশিত একটি সাম্প্রতিক গবেষণায় দেখা গেছে, মহিলারা পুরুষদের তুলনায় তিনগুণ বেশি এগুলি ব্যবহার করেন।, বহিরাগত
তিনি মনে করেন যে এটি সম্ভবত এই ধারণার কারণে যে “নারীরা প্রায়শই পুরুষদের তুলনায় বেশি কঠোরভাবে বিচার করা হয় যখন তারা সরাসরি কথা বলে এবং তাদের বস এবং অন্যান্য লিঙ্গগত নেতিবাচক শব্দ বলা হয়”।
এবং যদিও একটি মাত্র বিস্ময়বোধক চিহ্নই সমস্যা নয় তবে এর ক্রমবর্ধমান প্রভাব হতে পারে, হান্না সতর্ক করে।
“যদি এটি জাল দেখায় বা এটি নিরাপত্তাহীনতা ঢেকে রাখার মতো হয় তবে এটি বিশ্বাসযোগ্যতার উপর প্রভাব ফেলতে পারে,” তিনি ব্যাখ্যা করেন।
আপনি কি বাস্তব জীবনে তাদের চুম্বন করবেন?
লিখিত যোগাযোগ ভুল বোঝা খুবই সহজ, যে কারণে আমরা অনেকেই আমাদের উষ্ণতা বা রসবোধের ছবি হিসাবে একটি ইমোজি প্রবেশ করি।
কিন্তু শিষ্টাচার কোচ উইলিয়াম হ্যানসন সতর্ক করে দেন যে এটি বিপরীতমুখী হতে পারে।
“একটি ইমোজি বিভিন্ন মানুষের কাছে বিভিন্ন জিনিসের অর্থ দিতে পারে অথবা সম্পূর্ণ অনিচ্ছাকৃত কিছু হতে পারে,” তিনি বলেন।
“মানুষ যদি শব্দ ব্যবহার করে এবং ইংরেজিতে ভালোভাবে দক্ষতা অর্জন করে তবে এটি আরও ভালো হবে,” তিনি পরামর্শ দেন।
ইমোজিগুলোর একটা “শিশু অর্থ” থাকতে পারে যার ফলে মানুষ তোমাকে ছোট, কম বয়স্ক, সক্ষম বা দায়িত্বশীল হিসেবে ভাবতে পারে, তিনি বলেন।
“আমি ইমেলে ইমোজি রাখব না,” তিনি বলেন। “তুমি তোমার লেখায় বন্ধুত্বপূর্ণ হতে পারো এবং একই সাথে পেশাদারও থাকতে পারো।”
আর যখন চুম্বন দিয়ে স্বাক্ষর করার কথা আসে, তখন তিনি বলেন: “বাস্তব জীবনে গালে চুম্বন না করলে আমি কখনোই ইমেলের শেষে চুম্বন রাখব না।”
নরম ভাষা কর্তৃত্বকে দুর্বল করে দিতে পারে
“তুমি আমাকে অনুসরণ করছো এবং এই সবই যুক্তিসঙ্গত কিনা তা পরীক্ষা করা?”
আশ্বাসের পরীক্ষক সম্বলিত ইমেলগুলি আত্ম-অপমানজনক হতে পারে, হান্না বলেন, সময়ের সাথে সাথে, সেই সুরটি সূক্ষ্মভাবে কাউকে কীভাবে দেখা হচ্ছে তা নির্ধারণ করতে পারে।
“একজন ব্যবস্থাপক হিসেবে, পছন্দ এবং সম্মান পাওয়ার ভারসাম্য বজায় রাখা কঠিন এবং আপনি যদি সরাসরি না হন, তাহলে কম সক্ষম হওয়ার ধারণা তৈরি হওয়ার ঝুঁকি থাকে,” তিনি বলেন।
“অবশ্যই এমন কিছু সময় আসে যখন অতিরিক্ত ক্ষমাপ্রার্থী বা অতিরিক্ত পরিমাপকভাবে যোগাযোগ করলে আপনি কম প্রভাবশালী বলে মনে হতে পারেন।”
“এর বেশিরভাগই অবচেতনভাবে,” হান্না বলেন। “কেউ ইমেল পড়ে ভাবে না যে ‘ওহ, তারা নিজেদের সমর্থন করে না’, এটা তার চেয়েও সূক্ষ্ম।
“কিন্তু যদি আপনি ধারাবাহিকভাবে এমনভাবে যোগাযোগ করেন যা মানুষকে আনন্দ দেয়, তাহলে এটি এমন একজনের ধারণা তৈরি করতে পারে যে নিজেকে সমর্থন করে না, অথবা যিনি সম্ভাব্যভাবে কম দক্ষ।”
আপনার ইমেলগুলি থেকে কী বাদ দেবেন
আরও পেশাদার দেখানোর জন্য আপনি কিছু জিনিস হারানোর কথা বিবেচনা করতে পারেন, আমাদের বিশেষজ্ঞরা পরামর্শ দেন:
“শুধু” (“শুধু পরীক্ষা করা”, “শুধু ভাবছি”) এর মতো যোগ্যতা অর্জনকারী শব্দ
“আপনাকে বিরক্ত করার জন্য দুঃখিত” বা “আমি নিশ্চিত যে আপনি সত্যিই ব্যস্ত কিন্তু…” এর মতো পূর্ব-উপযুক্ত ক্ষমাপ্রার্থী
“এটা কি যুক্তিসঙ্গত?”, “আশা করি ঠিক আছে” বা “কোনওভাবেই চিন্তা করবেন না” এর মতো আশ্বাসের পরীক্ষক
বিস্ময়বোধক চিহ্ন
ইমোজি
চুম্বন বা অতিরিক্ত উষ্ণ সাইন-অফ
হান্না এবং উইলিয়াম জোর দিয়ে বলেন যে এটি পেশাদার যোগাযোগ থেকে সমস্ত উষ্ণতা বা ব্যক্তিত্ব কেড়ে নেওয়ার বিষয়ে নয়।
“ব্যক্তিগত স্টাইল গুরুত্বপূর্ণ,” হান্না বলেন। “কর্মক্ষেত্রে ব্যক্তিত্ব প্রদর্শন করা খারাপ কিছু নয়। আপনি এমনটা অনুভব করতে চাইবেন না যে আপনার লেখা সবকিছু ফিল্টার করে ফেলতে হবে এবং সেখান থেকে কোনও ব্যক্তিত্ব মুছে ফেলতে হবে।”
কিন্তু একই সাথে আপনার “পছন্দের হাতিয়ার হিসেবে” কিছু শব্দ এবং প্রতীক ব্যবহার করা উচিত নয়।
